Wat is zakelijke e-mail?
Zakelijke e-mail is mailen vanaf je eigen domein, dus jouw@jouwbedrijf.nl in plaats van een gratis gmail- of hostingadres. Het straalt vertrouwen uit naar je klanten, en het is een stuk professioneler.
Maar het verschil zit niet alleen in het adres. Het zit vooral in wat eronder draait. En daar wordt het interessant, want daar valt echt geld te besparen.
Waarom niet gewoon de gratis e-mail van je hosting?
Bij bijna elk hostingpakket krijg je standaard e-mail via een eenvoudige mailserver. Dat werkt, maar het is basaal, en het zit vast aan diezelfde server als je website. Google Workspace en Microsoft 365 spelen in een andere klasse. Dit krijg je ervoor terug:
- Veiliger. Tweestapsverificatie en sterke spam- en phishingfilters op bedrijfsniveau. Je mailbox is nou juist het doelwit van fraude, en die bescherming is goud waard.
- Veel meer ruimte. 30 GB of meer per mailbox, tegenover de paar GB van standaard hostingmail. Je loopt niet vol en verliest geen mail.
- Altijd bereikbaar. Je mail draait op de servers van Google of Microsoft, los van je website. Ligt je site er even uit, dan blijft je e-mail gewoon doorwerken.
- Makkelijk verhuisbaar. Je e-mail zit niet vast aan je hosting. Stap je later over, dan gaat je mail zonder gedoe mee.
- Meer dan alleen mail. Agenda, videobellen, documenten en opslag die naadloos samenwerken. Je hele kantoor in de cloud.
- Overal gesynchroniseerd. Telefoon, laptop en tablet altijd gelijk, waar je ook bent.
Wat levert het je op, in euro's?
Zakelijke e-mail kost je €25,00 per mailbox per maand, ongeveer tachtig cent per dag. Dat lijkt een uitgave, maar reken eens mee wat het je bespaart. De bedragen hieronder zijn voorbeelden om het tastbaar te maken, want wat het jou precies oplevert hangt van je bedrijf af.
- Een gemiste opdracht voorkomen. Ligt je website eruit en zit je mail op dezelfde server, dan ligt je mail er ook uit. Loop je daardoor één offerte van een paar honderd euro mis, dan heb je de e-mail voor jaren terugverdiend. Bij Workspace of 365 blijft je mail draaien.
- Geen verloren klanten door een volle mailbox. Zit je hostingmailbox vol, dan bouncen berichten en mist een klant een reactie. Eén klant die daardoor naar de concurrent gaat, kost je meer dan een jaar aan e-mail.
- Fraude tegenhouden. Een gehackte zakelijke mailbox met factuurfraude of nepbetalingen kost bedrijven al snel duizenden euro's. De ingebouwde beveiliging is dan je goedkoopste verzekering.
- Geen verhuiskosten later. Omdat je mail los staat van je hosting, kost overstappen je geen risico en geen dure migratie. Dat scheelt gedoe én geld op het moment dat je groeit.
Kortom: die tachtig cent per dag verdien je terug met één voorkomen probleem. Dat is precies waarom ik het bijna iedereen aanraad.
Google Workspace of Microsoft 365?
Allebei zijn ze uitstekend, en allebei kosten ze bij mij €25,00 per mailbox per maand. Werk je veel in de Google-omgeving met Gmail, Drive en Documenten, dan is Workspace logisch. Zit je vast aan Outlook, Word en Excel, dan past Microsoft 365 beter. Twijfel je, lees dan mijn eerlijke vergelijking op Workspace of 365, of laat mij gewoon met je meedenken.
